حسناء الرنتيسي- بوابة اقتصاد فلسطين

كيف تخفض الشركات انفاقها في الازمات الاقتصادية الحالية، برنامج من عدد من الخطوات، يتناول هذا الاصدار عددا من الخطوات التي يمكن للشركات اتخاذها بهدف تخفيض النفقات في أوقات الأزمات الاقتصادية التي تتعرض لها الشركة أو القطاع الذي تعمل به أو الدولة ككل. 

الدليل يساعد متخذي القرار في الشركات على اجراء مراجعة سريعة لبنود النفقات وكيف يمكن الرقابة عليها لتحقيق الهدف.

كل ما ورد في هذا الدليل نصائح عملية بعيدا هن النظريات الأكاديمية. فهي حلول تم تطبيقها من قبل لدى شركات كثيرة وأثبتت قدرتها على تخفيض النفقات.

وتأتي أهمية الاصدار أن ما تعانيه بعض البلاد العربية حالياً من أوضاع سياسية غير مستقرة، ووضع اقتصادي سيء وضع الشركات في أزمة اقتصادية كبيرة. فبات من الضروري بحث كيفية تخفيض النفقات بصورة تحفظ للشركات بقاءها واستمرارها ونموها في ظل عدم قدرة اقتصادات بعض الدول على دعم شركاتها، اليكم أبرز النقاط والطرق المطروحة من قبل الكاتب: 

طرق خفض نفقات الشركات في الأزمات المالية:

1. خفض المصروفات التقديرية:

قد تُخطِّط بعض الشركات لبناء مبانٍ جديدةٍ تابعةٍ لها، أو تُقرِّر إجراء تعديلٍ للديكورات الداخلية لمقرَّاتها الإدارية أو للملاحق التابعة لها. وإنَّ الحل الأمثل لتخفيض النفقات في ظلِّ هذه الظروف الصعبة: إلغاء هذه المشاريع تماماً، أو تأجيلها لوقتٍ لاحقٍ وفقاً لمقتضيات الحال؛ والتركيز بدلاً من ذلك على المشروعات التي تتعلَّق بخُطَط التسويق الضروريَّة للشركة، والتي يجب ألَّا تُأجَّل أو تتوقَّف.

2. التعامل مع قرارات الشراء بحرصٍ شديد:

من الطبيعي أن تحتاج أيُّ شركةٍ إلى شراء العديد من المُستلزمات والمواد التي لا يُمكن لها الاستغناء عنها، وغالباً ما تجد هذه الشركات أنَّ شراء صنفٍ معيَّن من المواد بكميَّاتٍ كبيرةٍ يكون بسعرٍ منخفض، بينما يرتفع سعر الصنف عند شرائه بكميَّاتٍ محدودة. والسؤال الذي يراودها في هذه الحالة: "كيف أستطيع أن أوازن بين الوضع المالي للشركة الذي يُوجِب علينا عدم شراء كميَّاتٍ كبيرةٍ للتخزين، وبين ارتفاع سعر الصنف عند شراء كميَّاتٍ محدودةٍ منه؟"

في الحقيقة فإنَّ الأزمات الماليَّة قد تُغيِّر العديد من هذه المبادئ والقواعد، حيث ستُصادف العديد من الشركات التي تقوم بتقديم عروض توريد أصنافٍ بسعرٍ مُنخفِض، وبغضِّ النظر عن الكميَّات؛ وعندها يمكنك شراء الكميَّات التي تحتاجها فقط بسعرٍ مُنخفِض، دون الحاجة إلى شراء كميَّاتٍ كبيرةٍ للتخزين.

3. التوقُّف عن شراء الأجهزة والمركَبَات التي لا تحتاجها:

من الطبيعي شراء الأجهزة المكتبيَّة من حاسباتٍ وطابعات، أو المَرْكَبَات والسيارات والحافلات وغيرها، والتي قد تحتاجها الشركة في ظلِّ الظروف العاديَّة، حتَّى لو لم تكن هناك حاجةٌ مُلحَّةٌ لشرائها. إلَّا أنَّ الأمر لا يظلُّ كذلك في ظلِّ الظروف الاقتصادية الصعبة والأزمات المالية، حيث أنَّ هذه الظروف تستلزم اتخاذ رقابةٍ شديدةٍ على قرارات الشراء المتعلِّقة بشراء هذه الأجهزة والمركبات.

يمكنك بدلاً من شرائها أن تقوم باستئجار ما تحتاج إليه منها لفترةٍ محدَّدةٍ مثلاً؛ كما يمكنك أن تشترِ الأجهزة والمعدَّات المُستعملة في حال كانت بوضعٍ جيِّد، وتُوفَّر لك قدرٌ جيِّدٌ من النفقات.

4. مراقبة الخدمات:

يُمكن لأصحاب العمل في ظلِّ هذه الظروف العمل على مراقبة الخدمات داخل الشركة، كالهواتف وأجهزة الاتصال والإنترنت وغيرها، وذلك للتأكُّد من استخدامها من قِبَل الموظَّفين فقط في أغراض العمل، وبالقدر المُناسب اقتصاديَّاً.

5. بيع الأشياء الزائدة عن الحاجة:

يُمكنك تخيُّل كميَّة البضائع أو الأجهزة أو المَركَبَات والمُخلَّفات وغيرها من الأشياء التي لم تَعُد بحاجةٍ إليها فقط من خلال إلقاء نظرةٍ سريعةٍ على مخازن الشركة وكراجاتها.

كلُّ هذه الأشياء المتروكة عبارةٌ عن نقدٍ جاهزٍ يُمكنك أن تحوِّله إلى إيراداتٍ، كلُّ ما تحتاج فعله هو أن تقوم بتجميع كلِّ الأشياء ذات القيمة الحقيقية التي لا تحتاجها، وتصنيفها بصورةٍ جيدة، ومن ثمَّ الإعلان عن هذه المتروكات بطريقةٍ لا تُقلِّل من قيمتها بكلماتٍ مثل خردة أو مُخلَّفات، ودعوة التجار بعدها إلى مزادٍ لشرائها.

قد تُحقِّق منفعةً كبيرة من خلال هذه العمليَّة، إذ قد تعود عليك بأموالٍ تستطيع من خلالها أن تُغطِّي بعض النفقات، أو أن تُسدِّد بعض المُستحقَّات الماليَّة عن الشركة.

6. مراجعة عقود الاستثمار:

تلجأ العديد من الشركات إلى استئجار المباني أو المعدَّات أو الخدمات وغيرها. لذلك، وفي ظلِّ الأزمات الماليَّة، يُمكنك أن تستغني عن بعض هذه الأراضي أو المباني أو المكنات المُستأجَرَة التي لست بحاجةٍ إليها في الوقت الحالي.

استعن برجل قانونٍ وراجع عقود الإيجار معه بشكلٍ قانوني قبل أن تتواصل مع الشركات للتفاوُض معها، فقد يكون هناك شروطٌ جزائيَّةٌ كبيرةٌ أنت في غنىً عن الوقوع فيها هذه الفترة.

تواصَل بعد ذلك مع هذه الشركات، وقُم بإنهاء عقود الإيجار التي لم تَعُد بحاجةٍ إليها، وتفاوَض أيضاً على تعديل بنود بعض العقود بما ينسجم مع الأزمة الماليَّة التي تعصف بالشركة. قد تتجاوَب بعض الشركات المؤجِّرة مع طلباتك في تعديل بعض البنود كالمدد والقيمة الإيجاريّة وغيرها، الأمر الذي سيوفِّر لخزينة شركتك مبالغَ ماليَّةً جيدة، وبالمُقابل يُمكنك استبدال الشركات التي ترفُض التفاوُض بشركات أخرى.

7. استثمار الأماكن الفارغة:

غالباً ما يكون للشركات العديد من مواقع العمل التي تتنوَّع بين المكاتب الإدارية وأماكن الإنتاج وغيرها، وطالما أنَّ الوضع المالي ليس كما هو عليه فأنت بحاجةٍ إلى تقليص أعمالك وحصرها في مساحاتٍ مُحدَّدة، من خلال إعادة النظر في المساحات التي كُنت تستخدمها سابقاً في أثناء توسُّع الأعمال. فيمكنك مثلاً أن تقوم بدمج الأقسام أو الوحدات جغرافيَّاً، بحيث تُوفِّر مساحاتٍ أو أماكن مُستقلَّة، ومن ثمَّ يُمكنك استثمار هذه الأمكان من خلال عرضها للإيجار في حال كانت مِلكاً للشركة، أو إلغاء عقود إيجارها في حال كانت مُستَأجَرَة.

8. تخفيض منافع الموظفين:

تُقدِّم العديد من الشركات منافع لفئاتٍ وظيفيَّةٍ معيَّنةٍ تتجلَّى من خِلال اشتراكات النوادي الاجتماعية، أو العصائر والمياه الغازية وغيرها، والتي تُقدَّم في أثناء العمل، أو حتّى تجهيز ضيافة غُرف الاجتماعات. ويُمكن للشركة أن تعمل على تخفيض بنود الإنفاق المُتعلِّقة بهذه المنافع بطريقة يَتَفَهَّم معها المُوظَّف أنَّ هذا التخفيض في النفقات يهدف إلى الحفاظ على الشركة التي تُوفِّر له الأمان المادي والوظيفي، وأنَّ الأمر لا يتعلَّق بتاتاً بتقدير الشركة لموظَّفيها أو تكديرهم.

9. تخفيض الامتيازات الوظيفية:

قد تقوم بعض الشركات بتقديم امتيازاتٍ وظيفيَّةٍ إضافيَّةٍ إلى موظَّفيها، باختلاف الدرجات الوظيفيَّة وفئات التوظيف. يُمكن لهذه الشركات أن تُعيد النظر في هذه الامتيازات وتخفيضها أو إلغاءها وفقاً لمقتضيات الحال، الأمر الذي سيوفِّر نفقاتٍ هائلةً للشركة.

لكن يجب أولاً تهيئة الموظَّفين معنويَّاً قبل اتخاذ هذه الاجراءات، وتذكيرهم بأنَّ الضرورة تستدعي هذا التخفيض، وأنَّ الشركة ستُعيد النظر في هذه الإجراءات مباشرةً بعد انتهاء هذه الأزمة الماليَّة.

انتبه: قد يكون تخفيض الامتيازات الوظيفيَّة لديك أمراً يُسعد منافسيك، ويدفعهم إلى استغلال ذلك، واستقطاب الكفاءات الوظيفيَّة التي تعمل في شركتك؛ لذلك انظر أوَّلاً إلى الامتيازات الوظيفيَّة التي يمنحها منافسوك، وقارنها مع تلك التي ستقدِّمها بعد التخفيض. فإن كان الأمر في صالحهم فأحجم عن هذا القرار، وتكبَّد تلك النفقات الماليّة الناتجة عن الامتيازات، بدلاً من خسارة الكفاءات وضياع أسرار شركتك.

10. تخفيض مرتَّبك أولاً ومرتَّبات الوظائف العليا:

قد لا يكون خيار تخفيض الرواتب الخيار الأمثل بالنسبة إلى أصحاب الشركات، حيث أنَّه قرارٌ خطيرٌ قد يُهدِّد بقاء الشركة ويدفع بالموظفين إلى ترك العمل والانتقال إلى شركاتٍ أخرى؛ إلَّا أنَّ الأزمات المالية التي قد تُصيب بلداً أو قطَّاعاً ما تُغيِّر تلك المُعادلة، فيقلُّ المعروض من الوظائف بشكلٍ كبير، وتُصبِح الوظائف نادرة، مما يسمح للشركة أن تقوم بتخفيض مرتَّبات موظَّفيها.

ومن الأفضل أن تُخفِّض راتبك أوَّلاً، وتعلن عن ذلك أمام جميع موظَّفيك، ومن ثمَّ تُخفِّض رواتب الوظائف العُليا، ومن ثمَّ يسري هذا التخفيض على الجميع؛ ويُمكنك دمج بعض الوظائف لتخفيض النفقات أيضاً.

11. تخفيض أسبوع العمل:

يُمكن تخفيض نفقات الشركة من خلال اتباع طريقة تخفيض أيَّام العمل الأسبوعيَّة إلى 4 أو 5 أيامٍ أسبوعيّاً، ما سيؤدِّي إلى تخفيض أجور العاملين بنظام الساعات بنسبة 10%. ويُمكن أيضاً تجميد العمل لساعاتٍ إضافيَّةٍ لتوفير مزيدٍ من النفقات. وكما قُلنا سابقاً فإنَّ القرارات المُتعلِّقة بتخفيض النفقات تحتاج إلى تهيئةٍ نفسيَّةٍ مُسبقةٍ للموظَّفين.

12. تخفيض عدد الموظفين (تسريح الموظفين):

قد يكون قرار تسريح جزءٍ من الموظَّفين من أصعب القرارات التي قد تتَّخذها أيُّ شركة. لكن في ظلِّ الظروف الماليَّة الصعبة قد لا تجد بعض الشركات خياراً آخر سوى تسريح عددٍ من الموظَّفين، وخاصَّةً تلك الشركات التي تُنفِق الكثير على الرواتب، لتوفير تلك النفقات.

وتبدأ الشركات عادةً بتسريح الموظَّفين أصحاب السجِل الوظيفي السيء، ممَّن تسبَّبوا بمشاكل للشركة، أو كانوا طرفاً فيها؛ وبذلك يُتدرَّج في التسريح إلى أن يبقى فقط أصحاب الكفاءات والخبرات الجيدة.

13. زيادة التسويق لخفض التكاليف:

من التَبَعَات الرئيسة التي تُخلِّفها الأزمات الاقتصادية: انخفاض المبيعات في الشركة، ومن الأجدر في هذه الحالة أن تلجأ إلى التسويق واستخدام وسائل دعائيةٍ رخيصةٍ نسبياً، فمن غير المعقول أن تقوم بزيادة النفقات لتحلَّ هذه المشكلة؛ حيث أنَّ ميزانية التسويق تخضع أيضاً لخفض النفقات.

وإليك عدداً من وسائل الدعاية الرخيصة التي يُمكنك الاعتماد عليها:

• البروشورات والكروت.
• العيِّنات والعروض المجانيَّة.
• العلاقات العامَّة.

هناك أيضاً وسائل دعايةٍ متوسطة التكلفة مثل:

• الإعلانات المبوبة.
• البريد.
• المعارض التجارية.
• السيمينار وعروض المنتجات.

14. تخفيض نفقات السفر والمأموريات:

تتكبَّد العديد من الشركات أموالاً هائلةً لتغطية نفقات السفر لمأموريات العمل المحليَّة والخارجيَّة، وفي ظل الظروف والأزمات الاقتصادية العامَّة يتوجَّب على هذه الشركات أن تُخفِّض هذه النفقات بشكلٍ كبير، وذلك من خلال تخفيض عدد السفريات أو عدد المُسافرين، وإجراء حجوزات طيرانٍ أو فنادق أقل تكلفةً من السابق.

15. تخفيض نفقات الطباعة:

يُمكن للشركة في سبيل خفض النفقات أن تعمل على وضع لائحةٍ لتنظيم أعمال الطباعة في الشركة من خلال ما يلي:

• تقليص استخدام الأوراق قدر المستطاع
• استخدام طابعةٍ مركزيَّةٍ واحدة.
• الاعتماد على البريد الإلكتروني بدلاً من الأوراق في التواصُل بين الإدارات والمكاتب.
• تقليل استخدام الطابعات الملونة.
• إعادة استخدام الورق المطبوع سابقاً لطباعة مسوداتٍ على الوجه الآخر.

16. مخاطبة الدائنين لشطب أو تأجيل جزءٍ من المديونية:

في ظلِّ الظروف الاقتصادية الصعبة قد تُجبَر على التواصُل مع دائنيك بهدف تأجيل دفع جزءٍ من ديونك أو إسقاط جزءٍ منها. وتعتمد نتائج هذا الإجراء على طبيعة علاقتك مع الدائن، ودرجة الثقة بينكما، بالإضافة إلى مدى التزامك بتسديد الأقساط السابقة قبل الأزمة الاقتصادية.

17. تشجيع العملاء على الدفع المبكر:

من المؤكَّد أنَّ جزءاً كبيراً من عُملائك عليهم دفعاتٌ ماليةٌ مُستحقَّة السداد، وجزءاً آخر عليهم دفعاتٌ ماليةٌ لم تستحق بعد؛ لذلك يجب عليك أن تتواصل معهم جميعاً، وأن تضع لكلِّ فئةٍ محفِّزاتٍ للسداد، وتذكَّر أنَّه من الضروري أن تُحصِّل المتأخِّرات، وتُقدِّم الحوافز لتُحصِّل الدفعات التي لم تستحق بعد.

18. مراجعة تكاليف الشحن:

قد تتكبَّد الكثير من النفقات جراء نقل المواد من أماكنها إلى موقعك، أو شحن منتجاتك إلى عملائك؛ والموقف الذي يجب أن تتَّخذه هنا هو أن تُراجِع كلَّ كبيرةٍ وصغيرةٍ في خطَّة الشحن لديك. فكِّر في إمكانيَّة استخدام وسائل أخرى، أو تعديل كميَّة الشحن؛ وابحث عن شركاتٍ قد تُقدِّم عروضاً أفضل من التي لديك، أو فكِّر في إمكانيَّة تحميل العُملاء جزءاً من نفقات الشحن.

19. ابتكار حزمة منتجاتٍ جديدة:

يُمكنك إضافة مزيدٍ من القيمة إلى منتجاتك من خلال ابتكار حزمٍ جديدةٍ من هذه المنتجات، وهناك العديد من الأفكار لتحقيق ذلك بتكلفةٍ ضئيلة، مثل: العروض التي تُقدِّمها شركات تصنيع السيارات من صيانةٍ مجانيَّةٍ لمدَّة سنة، أو خدماتٍ إضافيةً لجميع السيارات المُباعة خلال الشهرين القادمين مثلاً، بهدف زيادة حجم المبيعات، وبالتالي زيادة العائدات الماليَّة خلال فترة العرض.

20. تشجيع تكرار الأعمال:

وذلك من خلال تقديم مزيدٍ من الخدمات إلى عملائك بتقديم التسهيلات والمزايا والحوافز، الأمر الذي سيدفعهم إلى تكرار التعامل معك، وبالتالي يزداد عائدك المالي.

21. خفض استخدام الطاقة:

من خلال وضع خطَّة تشغيلٍ تضمن لك توفير أكبر قدرٍ من الطاقة المُستخدمة.

• استخدام الماكينات الأقل استهلاكاً للوقود.
• استخدام اللمبات الموفِّرة للطاقة.
• مُراقبة استخدام السخَّانات الكهربائيَّة.

22. استخدام البرمجيات المجانية أو رخيصة الثمن:

يُمكنك تنويع سلَّة البرمجيات بحيث تستخدم البرامج المجانيَّة، والتي تتوافر بكثرةٍ على الإنترنت، ويُنافس بعضها البرامج التجاريَّة غالية السعر.

23. وضع سجلٍ يومي بالتدفقات المالية:

لممارسة الرقابة على التدفقات المالية، يُمكنك إنشاء تقريرٍ مُستقلٍ تسجِّل فيه التدفقات المالية الداخلية والخارجية بشكلٍ يومي.

24. استشارة شخصٍ آخر في اجراءاتك:

من الأفضل أن تستشير صديقاً تثق به وبخبراته وعلمه. أَطْلِعْهُ على الإجراءات والتدابير التي وضعتها لتخفيض النفقات، وتناقشا في التفاصيل سويَّاً، واستمع إلى رأيه ومشورته.

 

المصدر: كتيّب "كيف تخفض الشركات إنفاقها في الأزمات الاقتصادية الحالية"، لمحمد أحمد إسماعيل، صادر عن المنتدى العربي لإدارة الموارد البشرية.